Integriteitsbeleid

1. Bericht van de directie van AEDES

Een van de grootste troeven van AEDES is de reputatie inzake integriteit, rechtvaardigheid en rechtschapenheid. De raad van bestuur van AEDES verbindt zich ertoe om die reputatie te behouden door die waarden te verdedigen zodat AEDES gezien wordt als een betrouwbare, professionele partner die het vertrouwen waard is.

We nemen onze verbintenis om de strenge regels inzake professioneel gedrag strikt na te leven ernstig. Om bewijs te leveren van dat engagement en om te verduidelijken wat we verstaan onder 'strenge regels inzake professioneel gedrag' heeft de directie van AEDES onderhavig integriteitsbeleid aangenomen. 

Onderhavig document dicteert de algemene gedragsregels en omschrijft de principes die door AEDES nageleefd worden. Die regels en principes hebben een algemeen bereik en moeten nageleefd worden door de medewerkers van AEDES. De medewerkers handelen conform de regels en procedures die door AEDES opgesteld werden.

In de afgelopen jaren hebben we er vurig aan gewerkt om de reputatie van AEDES op te bouwen. Onze klanten, onze aandeelhouders en de medewerkers van AEDES genieten van de geleverde inspanningen om die waarden te blijven verdedigen en om een hoge mate van rechtschapenheid te behouden.

2. Principes die door AEDES nageleefd worden

AEDES verbindt zich ertoe om de best mogelijke dienstverlening aan zijn klanten aan te bieden. Daarom gaat AEDES constant op zoek naar procedures en hulpmiddelen om met de nodige ijver en professionaliteit zijn diensten te leveren, met respect voor eerlijkheid, commerciële ethiek, wetten, regels en reglementen die van toepassing zijn en de beste praktijken in de sector.

AEDES hanteert bovendien principes die de basis vormen van zijn kracht en reputatie, om zo de kwaliteit van de diensten te garanderen. Het gaat dan onder meer om transparantie, 'D+2', dynamisch beheer, persoonlijke dienstverlening, creativiteit en een aanpak 'door en voor makelaars'. Er is meer informatie beschikbaar op de website van AEDES.

2.1. Het naleven van verbintenissen

Als bemiddelaar in het intekenen op verzekeringen, vormt het naleven van verbintenissen een centrale waarde voor AEDES. 

Of het nu gaat om externe relaties met verzekerde klanten, het netwerk van bemiddelaars, leveranciers of professionele partners, AEDES maakt er een erezaak van om de verbintenissen die in de voorwaarden overeengekomen werden ook na te leven. 

Die absolute prioriteit wordt ook nageleefd binnen de onderneming in het kader van een interne organisatie die de nadruk legt op bewustmaking en betrokkenheid van elke medewerker en door het organiseren van strenge interne en externe controles.

2.2 Respect voor personen

Voor AEDES is respect voor iedereen een prioriteit die onontbeerlijk is voor de onderneming. AEDES waakt erover dat iedereen die met de vennootschap in contact komt, de integriteit, de privacy ervan strikt naleeft om de gezelligheid en het wederzijds respect te bewaren. 
AEDES veroordeelt elke vorm van discriminatie en verbindt zich ertoe om de strijd aan te binden tegen elke vorm van geweld of pesten die zich zou kunnen voordoen binnen de onderneming.

Als er iemand binnen de onderneming het slachtoffer wordt van pesterijen, dan heeft hij, volgens het geldende arbeidsreglement, het recht om zich te wenden tot de vertrouwenspersoon die aangesteld is binnen AEDES zonder dat hem dat verweten kan worden. 

AEDES waakt ook over het welzijn van de medewerkers en daartoe zorgt het voor een kader dat gunstig is voor de ontwikkeling van iedereen binnen het professionele leven, met name via het promoten van sport, het organiseren van incentives en bedrijfsactiviteiten, het uitgeven van een interne nieuwsbrief...

2.3.1. Concurrentie

Het is de ambitie van AEDES om goede prestaties te leveren op het vlak van de activiteiten en om een bevoorrecht partner te zijn voor de makelaars uit het netwerk evenals voor de klanten die voor zijn producten kiezen. AEDES is van mening dat de beste manier om die doelstelling te bereiken is via de superieure kwaliteit van de producten en de diensten, het onderzoek en de ontwikkeling, de marketing en de ondersteuning voor de klanten, en niet via oneerlijke of illegale praktijken.

Bovendien erkent AEDES dat deelname aan anticoncurrentiële praktijken zijn reputatie of de reputatie van de medewerkers zou schenden. AEDES levert trouwens ook een inspanning opdat de medewerkers die betrokken zijn bij concurrenten en de competitieve positie voldoende kennis zouden hebben van de concurrentieregels en dat ze zouden weten wie ze moeten raadplegen indien het geval zich voordoet. 

2.3.2. De strijd tegen witwaspraktijken, financiering van terrorisme en fiscale fraude

AEDES geniet een stevige reputatie op het vlak van verzekeringen en ziet af van elke relatie met personen of organisaties die verdacht worden van illegale of immorele activiteiten. De toelating van onze nieuwe klanten gebeurt conform de geldende oplettendheidsregels. We zullen onze organisatie verdedigen tegen elke inbreuk door personen of organisaties die betrokken zijn bij criminele activiteiten. AEDES voegt zich naar de geest en naar de letter van de geldende wetten, reglementen en omzendbrieven inzake die materie. 

2.3.3. Bescherming van de klanten en vertrouwelijkheid van de gegevens

AEDES respecteert de geldende wetgeving inzake het naleven en beschermen van de persoonlijke levenssfeer.

Alle bevoorrechte of vertrouwelijke informatie die betrekking heeft op AEDES, een medewerker van AEDES of een derde zal enkel gebruikt worden binnen de toegestane limieten en door medewerkers die daartoe bekwaam zijn, behoudens uitdrukkelijke bepalingen van de geldende wetten of reglementen. 

AEDES zal dergelijke informatie niet aanwenden voor persoonlijke doeleinden en zal op geen enkel moment het risico lopen op niet-conform gebruik. Die informatie zal enkel verspreid worden aan derden in de gevallen die door de wet voorzien worden of als die verspreiding noodzakelijk blijkt om het naleven van zijn eigen verplichtingen te garanderen.

Bovendien zullen de gepaste bepalingen om de bescherming te garanderen genomen worden, telkens als AEDES verantwoordelijk of aansprakelijk is voor bezittingen van onze klanten.

2.3.4. Gedragscodes

Conform de Europese reglementering MiFID (Markets in Financial Instruments Directive) en de nationale toepassing op de verzekeringssector (Twin Peaks II), werkt Aedes er ook aan om op een eerlijke, rechtvaardige en professionele manier te handelen om zo de belangen van de klanten zo goed mogelijk te behartigen.
Aedes heeft een schriftelijk beleid inzake beheer en controle van mogelijke belangenconflicten die zich kunnen voordoen tijdens het leveren van diensten en verzekeringen aan de klanten. 

Aedes heeft ook overeenkomsten afgesloten met verzekeringsmakelaars die meer dan bekwaam zijn. Die overeenkomsten regelen ook de vergoedingen die de makelaar kan ontvangen bij het leveren van bemiddelingsdiensten op het vlak van verzekeringen. 

2.3.5. Relaties met de controle-instanties en het aandeelhouderschap

De activiteiten van AEDES worden gereglementeerd en gecontroleerd. 

AEDES beschikt over een officiële goedkeuring nr. 05325A als onafhankelijk agent, overhandigd door de FSMA. De zetel van de FSMA bevindt zich in de Congresstraat 12-14, 1000 Brussel.

AEDES werkt op een open en behulpzame manier samen met de FSMA en brengt haar volgens de regels op de hoogte van de informatie die wettelijk gecommuniceerd moet worden of waarvan de communicatie vereist wordt door de geldende wetten en reglementen.

Er wordt een gelijkaardige verbintenis geformuleerd inzake het aandeelhouderschap van AEDES dat zich wil vergewissen van de correcte uitvoering van de interne procedures (met name inzake onderzoek en beheer van mogelijke belangenconflicten).

2.4. Professionalisme

AEDES wil zijn professionele contacten, ongeacht of het klanten, partners of medewerkers zijn, in alle omstandigheden een ernstig en professioneel contact garanderen.

2.4.1. Betrouwbare en transparante informatie

Alle maatregelen die compatibel zijn met de huidige houding inzake activiteiten van AEDES zullen genomen worden om aan de makelaars die met AEDES werken, evenals aan de klanten, betrouwbare informatie te bezorgen en hen in staat te stellen om de best mogelijke beslissingen te nemen met kennis van zaken. 

AEDES doet een inspanning om eerlijke en transparante communicatie met hen op te bouwen. Er zal in het bijzonder aandacht besteed worden aan de makelaars en klanten die mogelijk niet tevreden zouden kunnen zijn. Als er gegronde klachten geformuleerd worden, zal AEDES al het mogelijke doen om deze te verhelpen en zal het de gepaste maatregelen treffen opdat die klachten niet opnieuw geformuleerd zouden worden.

2.4.2. Belangenconflict

AEDES zal ook elk belangenconflict in het nadeel van de klanten vermijden, hetzelfde geldt voor de verzekeringsmaatschappijen waarmee het samenwerkt. Als er zich een belangenconflict zou voordoen zonder dat het vermeden kon worden, zal AEDES de makelaars en de klanten op een rechtvaardige manier behandelen, met respect voor de regels inzake transparantie en de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en met beperking van de schade die ze zouden kunnen lijden. Meer algemeen zal AEDES zijn belangen niet laten voorgaan op die van de makelaars en de klanten.

2.4.3. Interne opleiding

AEDES verbindt zich ertoe dat de personeelsleden hun functies op een professionele, bevoegde en efficiënte manier uitoefenen. Daartoe werd er een intern opleidingsprogramma opgesteld om de constante verbetering van de kennis van iedereen te begeleiden en aan te moedigen, of het nu gaat om kennis over technische zaken of reglementeringen die van toepassing zijn op de activiteiten van AEDES of om regels en procedures die intern opgesteld worden.

2.5. Solidariteit

Voor AEDES vertaalt solidariteit zich zowel in een zorg voor ondersteuning en interne gezelligheid als in een externe investering in liefdadigheidswerken en humanitaire projecten. Voor een overzicht van de acties en projecten van Aedes kunt u deze site raadplegen.

2.6. De ondernemingsgeest

AEDES ondersteunt de ondernemingsgeest en moedigt ondernemerschap aan. 

AEDES ontwikkelt met name de ondernemingsgeest door nieuwe structuren aan te maken die bedoeld zijn om te helpen bij de ontwikkeling, maar ook om hun eigen evolutie op een autonome manier te leiden. We vermelden ook:

• het filiaal Aedes Corpus, gewijd aan het beheer van schadegevallen (www.aedescorpus.be), 
• het filiaal Aedes Academy dat als maatschappelijk doel heeft om de volledige verzekeringssector kwaliteitsvolle en innoverende opleidingen te bieden via virtuele ondersteuning (www.aedesacademy.be), 
• het filiaal Aedes IT dat aan professionals uit de verzekeringswereld IT-oplossingen voorstelt die aangepast zijn aan hun specifieke behoeften (www.aedesit.com).

AEDES wil jonge ondernemer ook aanmoedigen om hun activiteit te ontwikkelen door de ondersteuning en het advies van een netwerk van 'mede-ondernemers'. Dat netwerk bestaat uit verschillende actieve profielen in de zakenwereld en kan, individueel of collectief en binnen de respectievelijke disciplines, dienst doen als 'coach' voor de personen die projecten ondersteunen. AEDES heeft bovendien een specifieke structuur gecreëerd, AEDES Start up, die bedoeld is om sommige van die ondersteunende personen financieel te steunen bij het lanceren van hun activiteit.

3. Aanwenden van het integriteitsbeleid

3.1. Organisatie en interne controle

AEDES organiseert en controleert zijn interne activiteiten op een verantwoordelijke manier, in navolging van de hoogste standaarden voor bedrijfsbeleid. Met dat doel voor ogen stelt ze gepaste voorzieningen op om te garanderen dat het opleidings- en controleniveau voldoende hoog is. 

AEDES maakt een duidelijk onderscheid tussen de professionele belangen en privébelangen. Daartoe hanteert AEDES regels met betrekking tot belangenconflicten en duidelijk gedefinieerde procedures. 

AEDES communiceert de nodige informatie aan de aandeelhouders zodat ze de nodige beslissingen inzake hun deelneming kunnen nemen en zodat ze hun rechten kunnen uitoefenen. Dat heeft met name betrekking op de financiële informatie en alle andere relevante informatie over de strategie van de onderneming. AEDES sluit een duidelijk commercieel en financieel beleid af en communiceert dat aan het aandeelhouderschap, de makelaars en de klanten.

De interne controle garandeert en controleert of Aedes:

• alle wettelijke en reglementaire eisten respecteert en toepast, 
• elke gedragscode volgt die relevant is voor de commerciële actie,
• de best practices hanteert voor de procedures en activiteiten,
• en conform de interne principes en waarden blijft.

3.2. Contact en klachtenbehandeling

Wat moet u doen als u ongepast gedrag vaststelt of als u niet tevreden bent over onze dienstverlening?

Voor elke klacht neemt u in eerste instantie contact op met onze dienst die klachten beheert. Zij zullen uw klacht aandachtig onderzoeken, de verschillende partijen zo goed mogelijk verzoenen en een oplossing proberen te vinden.

Uw klacht kan ingediend worden:

• par e-mail: gestiondesplaintes@aedessa.be
• par fax: +32 81 73 04 87
• par telefoon: +32 81 46 80 97
• schriftelijk: Dienst klachtenbeheer Aedes, Route des Canons 3, 5000 Namen

Belangrijk: 

• in de veronderstelling dat uw klacht betrekking heeft op een contract of een dossier, mag u niet vergeten om het nummer of de referentie van die laatste te vermelden;
• omschrijf het probleem of de vraag zo duidelijk mogelijk.

Elke klacht moet snel beantwoord worden, u ontvangt een ontvangstbevestiging binnen de 3 werkdagen en een definitief antwoord binnen de maand. Als het onmogelijk zou blijken om die termijn te respecteren, dan ontvangt u tussentijds een bericht waarin de reden voor de vertraging uitgelegd wordt.